Kaşe, bir belgenin kontrol edildiğini veya onaylandığını belirtmek amacıyla özel ve resmi kurumların, şirketlerin ya da şahısların kullandığı bir tür damga olarak tanımlanabilir. Kaşelenen belge artık resmi bir belge statüsünde değerlendirilir. Kaşeler birçok belgenin düzenlenmesi konusunda hızlı uygulanabilir olması sebebiyle kullanıcılara zaman kazandırmaktadır. Bu yazımızda “Kaşede yazılı olması gerekenler nelerdir?” , “Hangi çeşit kaşeler mevcuttur?” ya da “Şirket kaşesi yaptırılırken dikkat edilmesi gereken noktalar nelerdir?” gibi sorulara yanıt vereceğiz.
Kaşede yazılı olması gerekenler nelerdir?
Kaşe, özel ve resmi kurumların, şirketlerin ya da şahısların onay mekanizması yerine geçen araçlar olarak ilgili kurumlar hakkında doğru bilgileri eksiksiz bir şekilde içermelidir. “Kaşede yazılı olması gerekenler nelerdir?” sorusuna verilecek cevaplar aşağıdaki gibi belirtilebilir:
- İsim ya da ünvan: Üretilen kaşe çeşitlerinde yer alması gereken ilk bilgi kaşenin kim ya da hangi işletme tarafından kullanılacağının belirtilmesini sağlayan isim ya da unvan bilgisidir. Şahıs işletmeleri için isim ve soy isim yeterli olurken, şahıs işletmesi haricindeki firmaların resmi unvanlarının kaşede bulunması gerekir.
- Adres ve iletişim bilgileri: Kaşelerde yer alması gereken bir diğer bilgi de adres bilgisidir. Kaşelerdeki adres bilgisi işletmelerin resmi adresleri olmalı ve doğru yazılmalıdır. Adres bilgisine ek olarak telefon numarasının da yazılması söz konusu olabilir.
- Vergi dairesi ve vergi numarası: İşletmelerin ticari faaliyetlerine başlaması için vergi dairesi kayıtlarının yapılması ve vergi numaralarının atanması gerekir. Şahıs işletmelerin vergi numaraları olarak kimlik numaraları da vergi daireleri tarafından atanan özel bir numara da kullanılabilir.
- Sicil numarası: Ticaret siciline kayıtlı olan şirketler 26 haneden oluşan sicil numarasına sahip olurlar. Bu numara da kaşede olması gerekenler arasında yer alır.
- İnternet sitesi ve e-mail adresi: Şirket kaşelerinin temel amacı bir işletmenin tüm bilgilerinin toplu olarak kâğıt üzerine aktarılmasıdır. Farklı amaçlarla kullanılabilen kaşelerde talep doğrultusunda internet sitesi ve e-mail adresleri de yer alabilir. Özellikle marka bilinirliğinin artırılmasının hedeflendiği durumlarda kaşelere bu bilgilerin eklenmesi de mümkündür.
Hangi çeşit kaşeler mevcuttur?
Farklı çeşitlerde kaşeler günümüzde kullanılmaktadır. Özel ve resmi kurumların, şirketlerin ya da şahısların kullanım alanları ve koşulları doğrultusunda farklı kaşe çeşitlerini aynı anda kullanabilmektedir. Cepte kolaylıkla taşınabilen şık tasarımlı “cep kaşeleri”, yuvarlak bir tasarıma sahip olurken birden fazla keçe rengi imkanı olan “yuvarlak kaşeler”, mürekkebi kendi içerisinde bulunduğu için pratik ve hızlı bir kullanım sunan “otomatik kaşeler”, tarihi ayarlanabilen ve tarihli onay mekanizmalarında fonksiyonelliği ile ön plana çıkan “tarih kaşeleri” en sık tercih edilen kaşe çeşitleri arasında yer almaktadır.
Şirket kaşesi yaptırılırken dikkat edilmesi gereken noktalar nelerdir?
Şirket kaşesi yaptırmak, resmi kurumlarla işlem yapacak ticari faaliyet gösteren tüm ölçekteki işletmeler için zorunlu bir süreç haline gelir. Çünkü kredi çekme, kontrat yapma ya da resmi evrak ibrazı sırasında kaşe kullanımı istenir. Şirket kaşesi yaptırmak için öncelikle üretici firmaya kaşede olması gereken bilgiler eksiksiz ve tam olarak iletilmelidir. Daha sonra hangi kaşe çeşidinin tercih edildiği iletilmeli ve tasarım noktasında üreticilerden gelen örnekler değerlendirilmelidir. Onay verildiği noktada üretim aşamasına geçilir. Şirket kaşesi farklı boyutlarda ve farklı mürekkepleri barındıracak şekilde üretilebilir.
Şirket kaşeleri uzun dönem kullanımı için uygun araçlar olmakla birlikte mürekkeplerinde azalma meydana geldiğinde baskı silikleşebilir. Bu durumda keçe mekanizması mevcutsa kaşenin keçesi dolu mürekkepli kaşe ile değişebilir ya da stampa tarzı manuel kaşeler ile çalışılıyorsa mürekkebi azalan keçe bloğuna varolan renkteki sıvı mürekkeplerden takviye yapılabilmektedir. Ayrıca özel ve resmi kurumların, şirketlerin ya da şahısların bilgilerinin değişmesi halinde kaşelerinin yeniden yaptırılması gerekliliği ortaya çıkar.
